E-Rechnungen
Was ändert sich zu 1.01.2025
Erstmal ändert sich nicht viel.
Technisch wird unterschieden zwischen einer "E-Rechnung" und einer "sonstigen Rechnung".
Die Empfangsmöglichkeit einer E-Rechnung wird Pflicht für alle Unternehmen.
Was ist eine E-Rechnung
Die E-Rechnung ist eine Datei in einem europäisch einheiltichem Format "EN 16931".
Dabei handelt es sich um eine definierte und strukturierte XML-Datei die für das menschliche Auge schwer lesbar ist, aber vom PC einfacher zu verarbeiten. Zur Anzeige reicht ein kostenloser XML-Viewer.
Darüber hinaus gibt es ein Hybrid-Format, welches die meisten Firmen versenden werden. Es handelt sich dabei um eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. So kann diese mit einem PDF-Viewer (z.B. Acrobat) angezeigt und erstmal wie gewohnt verarbeitet werden.
Was ist eine "sonstige Rechnung"
Alle Dateien die keine E-Rechnung sind, werden als "sonstige Rechnung" deklariert.
Diese werden im Laufe der nächsten Jahre nicht mehr anerkannt.
Wie empfange ich eine E-Rechnung
Die E-Rechnungen werden per E-Mail versandt und entsprechend empfangen.
Wir empfehlen die Einrichtung einer speziellen E-Mail-Adresse für die Belege um diese später automatisch verarbeiten zu können.
Anmerkung: Zur Wahrung der Pflichten der GoBD (Finanzamt) ist die Archivierung in einem E-Mail Archiv Pflicht.
Wir empfehlen ein Mailstore-Archiv. Klicken Sie hier für einen Überblick.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung
Eine E-Rechnung erstellt Ihr Faktura-Programm für Sie, also das Programm mit dem Sie derzeit Rechnungen erstellen.
Die Erstellung von Rechnungen mit Word oder Excel ist schon seit längerem nicht mehr zulässig, auch wenn dies in der Praxis noch immer vorkommt.
Klicken Sie hier und bestellen Sie ein günstiges Lexware, welches alle Pflichten beachtet.
bis Ende 2026
Alle Rechnungsaussteller dürfen inländische B2B-Rechnungen auch weiterhin als Papierrechnung versenden. Gleiches gilt für einfache PDF-Dateien, die dann als sonstige Rechnungen geführt wird.
In dieser Übergangszeit soll sichergestellt werden, das alle Firmen die E-Rechnung empfangen und verarbeiten können.
bis Ende 2027
Sofern Ihr Umsatz (2026) nicht mehr 800.000 Euro entsprach, ändert sich für Sie nichts.
Andernfalls wird es Pflicht, Rechnungen im E-Rechnungsformat auszustellen und zu versenden.
Pflichtangaben in einer E-Rechnung
Vollständiger Name sowie Anschrift des Ausstellers
Vollständiger Name sowie Anschrift des Empfängers
Steuernummer UND USt-Identifikationsnummer (UST-ID) des Ausstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und art der gelieferten Waren bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistungen
Zeitpunkt der Lieferung / Zeitpunkt der Leistung
Entgeld und alle im Voraus vereinbarten Minderungen
Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag bzw. ein Hinwaus die Steuerbefreiung
Im Fall des §14b Abs. 1 S. 5 UstG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
Im Fall der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder einen von hm beauftragten Dritten gemäß Abs. 2 S. 2 die Angabe "Gutschrift"